Coordinateur (trice) des ventes et évènements Restaurant Henri

Le/la coordonnateur(trice) assiste le gérant de la restauration dans ses fonctions. Cette personne devra interagir avec les invités de l’hôtel, les clients ainsi que les employés afin d’assurer un service à la clientèle impeccable et l’atteinte des objectifs du service. Le/La candidat(e) idéal(e) devra être organisé(e), posséder de l’entregent, démontrer de l’enthousiasme et faire preuve d’une grande discrétion quant à la confidentialité des dossiers traités. Les responsabilités incluent aussi, mais ne sont pas limitées à : recevoir les appels téléphoniques entrants, traiter les demandes des clients, assurer le suivi de plusieurs dossiers, tenir à jour différents systèmes de classement, servir de liaison entre les différents services, générer des rapports et créer des présentations. La personne aura à effectuer et à gérer quotidiennement des entrées de données dans les logiciels des ventes du restaurant. Ce poste est indispensable au bon fonctionnement du service des ventes et de l’hôtel en général, et il contribue de manière essentielle au maintien d’un environnement professionnel.

Responsabilités et tâches de travail

ü  Recevoir les appels téléphoniques entrants

ü  Traiter les demandes des clients

ü  Assurer le suivi de plusieurs dossiers

ü  Servir de liaison entre les différents services (ventes, restaurant, cuisine, réservation, réception…)

ü  Suivi administratif de toutes les activités réalisées et prévues

ü  Saisie de données dans Opera (entrer les tarifs corporatifs, les groupes, les rooming lists etc.)

ü  Créer des hyperliens sur TravelClick pour les contrats corporatifs et groupes

ü  Coordonner les groupes chambres avec ou sans banquet (entrer la liste des chambres dans le logiciel, faire le suivi avec le groupe avant et après le séjour, s’assurer de la réception des paiements)

ü  Créer et envoyer les résumés de groupe aux différents départements

ü  Communiquer de manière explicite les informations importantes aux différents départements

ü  Envoyer les factures après le départ des groupes

ü  Être le point de contact opérationnel pour les groupes

ü  Faire visiter l’hôtel, en cas d’indisponibilité du gérant des ventes

ü  Créer des listes de sollicitation de nouveaux clients pour les gérants des ventes

ü  Mise en place de procédures relative au département des ventes

ü  Aider le gérant des groupes dans l’analyse des chiffres et des budgets

ü  Toutes autres tâches connexes.

 Scolarité de niveau cégep (ou l’équivalent) est nécessaire.

ü  Deux années d'expérience en administration et en coordination.

ü  Parfaitement bilingue (français, anglais) à l’oral et à l’écrit.

ü  Être accueillant(e), posséder de l’entregent.

ü  Attitude axée sur le service à la clientèle.

ü  Rapidité dans l'exécution des tâches, savoir prendre des décisions.

ü  Souci du détail.

ü  Aptitude à travailler sous pression.

ü  Posséder des compétences en informatique et une bonne connaissance des logiciels Microsoft Office.

ü  Savoir travailler en équipe.

ü  Énergique et enthousiaste.

ü  Responsable, fiable et flexible.

ü  Attitude et comportement professionnels (travail d'équipe, entregent, ponctuel, dynamisme, honnêteté, polyvalence, sens de l'initiative, sens de l'organisation, etc.)