5 astuces pour des réunions mobilisatrices et efficaces
S’il y a une chose qui irrite les gens, c’est bien d’avoir l’impression
de perdre leur temps en réunions qui tournent en rond. Alors que peut-on
faire pour rendre nos réunions à la fois mobilisatrices et efficaces ?
Je vous propose quelques astuces…
1. Rédiger un ordre du jour
C’est la base de l’efficacité. Quel est ou quels sont les objectifs de votre réunion ? Informer le personnel d’une nouvelle procédure à suivre, trouver une solution à un problème, choisir l’entrepreneur qui réalisera les travaux de rénovation dans votre entreprise…
Votre ordre du jour doit donc contenir les sujets à aborder, de même que la date, l’heure et le lieu de la rencontre. Croyez-moi, ce n’est pas du temps perdu. Tenir une réunion sans ordre du jour, c’est comme piloter un avion sans outil de localisation… l’arrivée à destination est incertaine.
2. Bien cibler les participants
Est-ce que ça vous est déjà arrivé de sortir d’une réunion et de vous dire : « Mais qu’est-ce que je faisais là ? » Pour ma part, trop souvent à mon goût. Rappelez-vous ceci : mieux vous choisirez les participants, plus vos réunions seront efficaces. Pour ce faire, posez-vous les trois questions suivantes, et ce, pour chaque participant. Si vous répondez oui à ces trois questions, vous l’invitez. Sinon, sa présence n’est pas requise.
Est-il concerné par le sujet ?
Est-il compétent ?
Est-il motivé ?
3. Exprimer ses attentes envers les participants
Lorsque vous convoquez une réunion, assurez-vous d’y joindre votre ordre du jour et d’indiquer ce que vous attendez des participants : prendre connaissance de tel ou tel document, faire la liste des dossiers en cours, préparer des questions à poser au président… Ne présupposez jamais que les gens vont deviner vos attentes. Pour éviter toute ambiguïté, écrivez-les noir sur blanc.
4. Commencer la réunion à l’heure
Arriver en retard, c’est lancer le message suivant aux autres : « Mon temps est plus important que le vôtre. » Peu importe son niveau dans la hiérarchie, personne ne devrait se permettre d’arriver en retard. Simple règle de politesse.
De plus, si vous animez une réunion et que quelqu’un arrive en retard, souhaitez-lui la bienvenue d’un simple « bonjour » et continuez comme si de rien n’était. Il posera ses questions à la pause ou après la réunion.
5. Produire un compte rendu
Je dis toujours qu’une réunion sans compte rendu, c’est comme un entraînement au gym suivi d’une grosse poutine… ça ne donne pas grand-chose !
Vous croyez qu’écrire un compte rendu gruge beaucoup de temps ? Détrompez-vous ! Il suffit d’aller à l’essentiel : le sujet, le contexte, les décisions, les actions à entreprendre, les personnes responsables et l’échéancier. Bien souvent, un simple tableau suffit.
Idéalement, la personne qui prend des notes et rédige le compte rendu ne devrait pas être l’animateur. Ce sont deux grosses responsabilités difficiles à assumer simultanément.
J’aurais bien sûr beaucoup d’autres astuces à vous partager pour rendre vos réunions plus efficaces et mobilisatrices. J’aborderai le sujet à nouveau dans de futurs articles.
1. Rédiger un ordre du jour
C’est la base de l’efficacité. Quel est ou quels sont les objectifs de votre réunion ? Informer le personnel d’une nouvelle procédure à suivre, trouver une solution à un problème, choisir l’entrepreneur qui réalisera les travaux de rénovation dans votre entreprise…
Votre ordre du jour doit donc contenir les sujets à aborder, de même que la date, l’heure et le lieu de la rencontre. Croyez-moi, ce n’est pas du temps perdu. Tenir une réunion sans ordre du jour, c’est comme piloter un avion sans outil de localisation… l’arrivée à destination est incertaine.
2. Bien cibler les participants
Est-ce que ça vous est déjà arrivé de sortir d’une réunion et de vous dire : « Mais qu’est-ce que je faisais là ? » Pour ma part, trop souvent à mon goût. Rappelez-vous ceci : mieux vous choisirez les participants, plus vos réunions seront efficaces. Pour ce faire, posez-vous les trois questions suivantes, et ce, pour chaque participant. Si vous répondez oui à ces trois questions, vous l’invitez. Sinon, sa présence n’est pas requise.
Est-il concerné par le sujet ?
Est-il compétent ?
Est-il motivé ?
3. Exprimer ses attentes envers les participants
Lorsque vous convoquez une réunion, assurez-vous d’y joindre votre ordre du jour et d’indiquer ce que vous attendez des participants : prendre connaissance de tel ou tel document, faire la liste des dossiers en cours, préparer des questions à poser au président… Ne présupposez jamais que les gens vont deviner vos attentes. Pour éviter toute ambiguïté, écrivez-les noir sur blanc.
4. Commencer la réunion à l’heure
Arriver en retard, c’est lancer le message suivant aux autres : « Mon temps est plus important que le vôtre. » Peu importe son niveau dans la hiérarchie, personne ne devrait se permettre d’arriver en retard. Simple règle de politesse.
De plus, si vous animez une réunion et que quelqu’un arrive en retard, souhaitez-lui la bienvenue d’un simple « bonjour » et continuez comme si de rien n’était. Il posera ses questions à la pause ou après la réunion.
5. Produire un compte rendu
Je dis toujours qu’une réunion sans compte rendu, c’est comme un entraînement au gym suivi d’une grosse poutine… ça ne donne pas grand-chose !
Vous croyez qu’écrire un compte rendu gruge beaucoup de temps ? Détrompez-vous ! Il suffit d’aller à l’essentiel : le sujet, le contexte, les décisions, les actions à entreprendre, les personnes responsables et l’échéancier. Bien souvent, un simple tableau suffit.
Idéalement, la personne qui prend des notes et rédige le compte rendu ne devrait pas être l’animateur. Ce sont deux grosses responsabilités difficiles à assumer simultanément.
J’aurais bien sûr beaucoup d’autres astuces à vous partager pour rendre vos réunions plus efficaces et mobilisatrices. J’aborderai le sujet à nouveau dans de futurs articles.