· Main-d'oeuvre

5 faits que vous ignorez sur le métier d’organisatrice d’événements

Christine Bock, organisatrice d’événements, a créé Les productions WOW avec son associée Josée Cochelin il y a déjà 20 ans. Elle partage avec vous quelques secrets bien gardés de son métier.

 

1. Un service clé en main et sur mesure

Parfois, un client me contacte et me demande d’organiser un événement au concept bien précis : une soirée Charleston, par exemple. Bien souvent, je dois créer l’événement en entier, en partant d’une feuille vierge. Dans ce cas, je propose quelques concepts, et le client choisit son préféré. À l’occasion, un client me demande de lui trouver un humoriste ou bien un groupe de musique.

 

En résumé, chaque client a un besoin bien particulier et nous mettons tout en œuvre pour y répondre.

 

Dans mon domaine, la concurrence est forte. C’est pourquoi je dois rester à l’affût des nouveautés afin de proposer des idées innovantes qui plairont aux clients.

 

2. Des détails, des détails et encore des détails pour limiter les imprévus

Même si je visite toujours une nouvelle salle, que je réalise le plan de salle à l’échelle, que je rappelle tous mes fournisseurs quelques jours avant l’événement pour m’assurer que tout est sous contrôle et que je vérifie les moindres détails deux fois plutôt qu’une, je ne suis jamais à l’abri des imprévus.

 

Apprendre le matin de l’événement que je dois ajouter deux tables de plus que prévu. Un décor qui n’entre pas dans l’ascenseur. Un PowerPoint remis dans le mauvais format : 4:3 alors que j’avais bien précisé 16:9. Voilà mon quotidien !

 

L’important dans tout cela, c’est d’avoir des nerfs d’acier afin de trouver des solutions rapidement. Et comme nous faisons le montage des salles tôt le matin, cela nous laisse du temps pour régler tous les petits et grands pépins rencontrés.

 

3. Le secret du succès : bien s’entourer

Créer un événement qui répond à la perfection à la demande du client nécessite de s’entourer des bons fournisseurs. C’est pourquoi je les choisis scrupuleusement en fonction, notamment, de la qualité de leurs équipements et de leur service, et de leur capacité à respecter l’horaire établi.

 

Traiteur, mixologue, pâtissier, spécialiste de l’audiovisuel, de l’éclairage et de la réalité virtuelle, entreprise de décor et d’ameublement, animateur, conférencier, artiste en tout genre, photobooth… disons que je suis très bien entourée !

 

Je travaille avec certains fournisseurs depuis plusieurs années et ces derniers me le rendent bien. En effet, quand tu es fidèle à un fournisseur, il t’en donne plus, il t’aide plus.

 

4. Un métier exigeant…

Que ce soit un petit ou un gros événement, ça ne change rien : l’effort et la qualité du service demeurent les mêmes. En effet, organiser un mariage pour 100 ou 500 personnes exigent le même travail.

 

5. …mais ô combien gratifiant

Je suis chanceuse d’exercer ce métier que j’adore et qui me permet d’exprimer ma créativité au quotidien. Congrès, 5 à 7, tournoi de golf, lancement de voiture… chaque événement représente un défi créatif que j’adore relever.

 

Mon plus gros mandat à ce jour et, par conséquent, ma plus grande fierté ? Un événement pour GSoft que j’ai dû organiser de A à Z en seulement 40 jours. Arriver à noliser un hôtel pour recevoir 200 personnes durant toute une fin de semaine relevait du miracle. Même chose du côté technique : j’ai dû réfléchir aux moindres détails afin d’arriver à passer d’un décor de gala pendant le souper à un décor à la « igloofest » en seulement 45 minutes. On a eu chaud, mais on a réussi ce tour de force.

Myriam Bérubé

Notre blogueuse Hotelleriejobs - Restojobs, Myriam Bérubé, conseillère en communication et rédactrice, collabore avec les chefs d'entreprise afin d'améliorer la circulation de l'information à l'intérieur de leur organisation. Reconnaissance au travail, courriel efficace, réunion mobilisatrice… voilà ses principaux champs d’intérêt. Dans ses temps libres, elle jardine, lit des romans policiers, découvre de nouvelles recettes à tester et, par-dessus tout, passe du temps de qualité avec sa petite tornade de 6 ans.